一名辦公室年輕老兵的工作感悟

一名辦公室年輕老兵的工作感悟(1):基本素養篇

/ 佐佑

我是一名年輕的辦公室老兵。參加工作幾年,不時回想和反思自己,雖不至于每日三省吾身,但也定期總結回顧,以期犯過的錯誤不會再犯。

閑暇時分讀讀辦公室工作的書籍,和前輩交流談心,甚至看看經典的官場小說。時間長了,有些心得和感悟,寫出來既是與各位讀者分享,也是對自己思考的一份系統性梳理。

作為系列的第一篇,談談辦公室工作的基本素養吧。這里面我打算分兩方面來談,一是個人的素質,這是自己能夠改變和提升的;二是領導和工作對我們的要求,這是自己需要順應的。

基本素質

恩格斯說過:“人的性格不僅表現在他做什么,而且表現在他怎么做?!蔽覀兊娜^反映在平時待人接物、為人處世的每一件小事中,最終也造就了我們,讓我們成為了獨特的個體。

什么樣的人適合做辦公室工作,或者說適合廣義的體制內工作呢?從大的角度上講,無外乎以下幾點:

政治上強。重大原則問題上不犯錯誤。古人講大節,大節不虧,小節上或許可以不太計較。體制內是一條艱辛的路,要守得住清貧,耐得住寂寞,不被權力金錢美色所誘惑。有的讀者會說,我就是一個搬磚的文字兵,哪來那么多誘惑?

舉個例子:某單位清理房產,有些退休或者快退休的老同志,因為當年政策執行不規范,占了兩三套房,或是違規占了超標的房。查出來,你騰不騰退?可笑的是,不少老同志平時一口一個講政治顧大局,到了此時就是不退。他們發揚舍得一身剮的精神,仗著自己在職務上無欲無求,理直氣壯地享受著超標待遇。

更有甚者,為了應對清查,想辦法悄悄銷毀了自己房子的檔案。過去很多老公房沒有房本,只有幾頁檔案躺在柜子里,鑰匙掌握在幾個人手里。檔案已銷毀,便再無可查。

這是極端案例,但是可以看出來,一個人要做到表里如一地講政治,是多么不容易。

業務上精。要有精干的辦事能力,出眾的寫作能力,豐富的知識儲備,最好還要掌握一兩項特殊技能。

有的部門或領導“以文識人”,我接觸過某位副國級領導在任時的最后一位秘書,和想象中完全不同,這位秘書其貌不揚,言語很少,扔在人堆里你絕對不會多看一眼,秘書幫聚會時也沉默寡言。

后來上知網搜他的名字,發現每年都會在核心期刊上發表研究文章。再在百度上搜他的筆名,平時的豆腐塊也不少。

記得有部小說里,領導對主人公說:“我要的不是拎包秘書?!笔前?,領導不缺端茶倒水打雜的服務人員,只做這些或許一時能走得快,但終有一天會脫離領導的庇護自己單飛。到那時,有沒有核心競爭力就顯得尤為重要。

業務上精通,就是給我們一個源源不斷獲得新的伯樂賞識的機會。

作風上硬。勤奮、務實、細致、穩重。這些詞看著挺虛,想做好卻不是那么容易。

譬如勤奮,某次出差,一天連開了五場座談會,晚上喝了兩杯,暈暈乎乎回到酒店之時,領導說:“回房間洗把臉換身衣服,來我房間整理白天的調研筆記。今日事今日畢,明天還有好幾場座談等著我們呢?!?/span>

那次為期一周的出差,每天晚上都是兩點以后才睡。早上8:30,我們又準時出現在會場。后來領導說,他當年跟著領導出差,強度比這還要大。

又譬如務實和細致,我們很多時候要做的不是錦上添花,不是歌功頌德,而是發現問題和矛盾。業務部門要有自己的觀點,也一定會有自己的觀點,因為這背后代表著部門利益。

可辦公室作為綜合部門,領導的參謀助手,不能天真地把“我認為”掛在嘴邊。我們是領導的眼睛和耳朵,我們看過、聽過之后,要如實地反映給領導,A部門認為什么,B部門認為什么,C部門認為什么……在這過程中,選擇什么樣的信息匯報,什么樣的順序匯報,本身已經反映出我們的觀點和態度。

這又是另一個話題,不深入展開了。

修養上好。如今不是戰爭年代,草莽英雄可以出人頭地。我們的修養、修為,會影響我們自身的處境,從而決定我們事業的高度。

有四句話說得非常到位:淡泊而不失明智,沉穩而不失果斷,自信而不失謙和,莊重而不失幽默。

記得有位領導與我分享他的處世經驗,總結起來最重要的八個字:與人為善,廣結善緣。這種善不是無原則的遷就與妥協,也不是低眉順眼地討好與遷就。而是在不涉及原則問題和核心利益的情況下,盡可能地與周圍的人達成最大公約數。如果涉及到原則問題,請參考上文第一條。

時間久了,周圍的領導和同事會發現,你是一個外圓內方的人,既能夠與大家相處融洽,又不是隨波逐流沒有主見的平庸之輩。

基本要求

這里分享一本書中領導評判秘書的20條標準,逐一對照一下,看看我們是否做到:

1.秘書知道你的職責范圍和全部活動嗎?是否了解你的目標和意向?

2.假如你離開機關3-4周,你是否深信你的秘書仍能認真負責地處理你的公事和私事?

3.他是否幫助你安排活動日程、協調約會,使你如期赴約,一切都不用你催促和煩神?他本人是不是一個很會安排自己時間的人?

4.如果你不提醒他,他能否主動執行和堅決完成你交給他的工作?

5.他對待你的同事、來訪者是否有禮貌?他能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?

6.他是一個富有想象力和創造力的人嗎?他能否提出一些新的設想和建議供你參考?他是否經常采用新的方法來改進你的工作和他自己的工作?他是否能制定新的工作制度或工作程序?他的工作有條理嗎?

7.他是一個機智的人嗎?他能否主動地解決一些問題而不麻煩你?他害怕困難嗎?

8.他能否提高文件運轉效率?他能否及時發現你辦公桌上擱置很久,而其他領導正等著看的文件?他能否及時從其他領導處取來你正需要的文件?

9.他所具備的基本技能(例如文件歸檔、速記和聽電話的態度)是否無可指摘?

10.他在危急關頭是否沉著?在緊急狀態下是否冷靜?當你承受壓力而沉不住氣或發脾氣時,他是否仍能平靜地繼續工作?

11.他對你的忠誠值得信賴嗎?你能把一些公和私的機密信息委托給他嗎?

12.他是否有較廣的閱讀面和知識面?他是否能經常提請你注意那些與本單位、與你個人事物有關的出版物?

13.他能否成為一個有價值的信息來源?而這些信息靠你自己是很難獲得、不便獲得、或不能獲得的?

14.他是否有個人進修計劃?他是否要求更多地了解你的單位、你的工作、你的同事、或者你的行業?

15.他發言是否清晰?他能否以書面或口頭方式簡要地向你匯報情況?他能否清楚正確地傳達你的指示?他能否了解你關于某項政策和行動的想法,并像你一樣把它準確地告訴別人?

16.他是否不計時間地將每天工作做完?他是否根據需要自愿在夜間或周末加班?

17.他能否像管理者那樣,必要時將自己未做完的工作委托給他人,并督促他人負責地做完?

18.在你沒有插手的情況下,他能否替你處理好每日的例行公事?

19.他能否記住一些重要日期(紀念日、某人生日、傳統節假日等),代你為上級、家庭或同事安排好慶?;顒??

20.在調研工作中他是否稱職?如能否收集資料、調查某件事情經過,并寫出有事實、有分析、有建議的調查報告?

上述20條可能過于細致,另一本書中歸納成了三點:

事事記準確。領導交辦的事,需要匯報的事,自己了解到的情況,時間、地點、人物、要求、前因后果、具體數字和百分比,好記性不如爛筆頭。特別要注意的是,數字是比描述更有說服力的東西,如果能記住,盡量記牢。

件件有著落。不能講價錢、不能叫苦、不能擺困難、不能借故不辦。只要上級交代的任務,一定當成份內之事甚至是家事來完成。

曾經有位前輩笑談自己的工作經驗:“許多領導交代的事兒,拖著拖著就拖黃了,不了了之了?!边@種觀點我很不以為然。大部分時候不是領導忘了,只是他沒空時時催促,或者暗中觀察你的進度。萬一拖久了忽然問起來,豈不抓瞎?不排除有的事情,世殊時異,方案和規劃全變了,事后看來可能做了無用功。但自己下過的功夫,以后多少都會派上用場。

次次有回音。有人說,你匯報的次數永遠少于領導對你的期望。無論結果如何,都要及時給領導反饋,而且越早越好。

具體到匯報的技巧,其實和我們平時寫材料的邏輯差不多:一定要先說結論。如果領導給你5分鐘,你要在1分鐘內把結論說完;如果領導只給你一句話的時間,你要用一句話把結論概括出來。

說完結論,要談亮點,分清詳略主次,最好邏輯清晰地擺出一二三四點。最后,如果還有時間,要拿出建議和辦法。

也許在領導面前,這種建議顯得幼稚可笑不成熟,但它代表了你現階段的能力水平,也反映出你積極思考的態度。

一名辦公室年輕老兵的工作感悟(2):公文寫作篇

在辦公室工作的人習慣被稱作“文字兵”,還有人戲稱“我們不創造文字,只是文字的搬運工?!?/span>

由于分工不同,有的人需要持續原創,有的人以現有材料整合摘編為主;有的崗位負責短平快的信息,有的崗位負責大部頭的報告和領導講話稿。但無論怎樣,文字都是一個人的門面,反映出作者的思維水平和邏輯分析能力。

上述崗位和任務,筆者有幸都做過一些,今天就來談一談辦公室最重要的一項任務——公文寫作。

文件到底有沒有意義?

經過幾次對文山會海的整頓,現如今無用無效無任何營養的文件理論上已經有所減少。從我個人的角度來看,機關里只要不是單純的函件(閱提意見等辦事用的文件),一般來講對工作、對自己都有一定的正面意義。

通過辦文,學習如何推進工作。不知道各位讀者有沒有這樣的感觸:有些事情在我們腦子里,往往是混沌不清的,即使和同事聊起來,也是有一搭沒一搭,想到什么說什么。如果這時候要開會專門討論此事,我們就得寫個匯報材料,或者簡單地在本子上列個匯報提綱。

這樣一個由思緒轉化為思想的過程,就是我們的思考。下筆之后,事情變得有了眉目、有了條理。再比如下發一份通知,里面總得提要求吧,先做什么后做什么。如何把要求和流程盡量合理化,也是一個深入思考的過程。

通過辦文,學習如何斟酌問題。這一點在起草調研報告時更加明顯。有些公文比較程式化,甚至不用特別過腦子,只要不出錯就行。但調研報告必須要挖掘出一些獨特的點,否則會流于平庸。

實際上,從走訪調研,到整理調研筆記,再到提煉獨特的觀點,最后布局謀篇,這其中輔之以大量的背景知識查證??梢哉f,完成一篇優秀的調研報告,多多少少就在某一話題上有了一定的發言權。至少在單位里,領導再次關注這個話題,一定會想到調研報告的起草者。

寫文的一般方法論

不同文體的寫作要求不同,但仍然存在一些共性的東西,在此想到幾點,總結如下:

標題,生動而不失莊重。領導每日案頭上的文件多不勝數,停留在一份文稿上的時間非常有限。從這個角度上講,寫文其實是一門爭取領導注意力的學問。如何爭取注意力?從一個新穎生動的標題開始。

有沒有可資借鑒的例子呢,現在的微信公眾號其實在做同樣的事情。君不見如今好多金融分析師的報告,其標題往往別具一格,因此傳播甚廣。再看傳統媒體,如今報紙雜志的稿件標題也越來越抓人眼球,甚至隱約有網紅化的趨勢。

在這里要把握好一個度,不能嘩眾取寵或為了制造效果而過分夸大。當然,在機關工作的朋友,文風大概普遍偏保守,不妨解放思想,起一個新穎而不失莊重的標題,再配上一個簡單易懂的副標題,效果應該會不錯。

哪種標題可能會贏得領導的青睞呢?有幾種可以嘗試:旁征博引、生動比喻、數字概括、言簡意賅、設問設答。

正文,帶著腳鐐跳舞。不少文章是命題作文,甚至提綱都是領導擬定或大家一起研究出來的。但是字里行間,仍應該盡量體現出作者獨特的風格和個性。

如何體現風格?這里提供幾個思路,可以從以下幾方面入手:

一是敢于觸及矛盾和痛處。一份有價值的材料,一定是反映一些比較突出的問題。歌功頌德的文字大有人去寫,我們就不用浪費時間了。但是這里面也存在一個度的問題,說問題提建議也要注意措辭,太過激烈就成了否定甚至批判,后果嘛……翻翻黨史就一目了然了。

二是盡量豐富細節。比如多用數字,擺事實盡量寫清楚六要素。當然,數字也不宜過多,不然您試試統計局的公報,看看能不能讀得進去。

三是事實勝于議論。工作中,我們往往寫了太多議論文,漸漸有了好為人師的毛病。哪個讀者喜歡時不時被別人上課呢?有位領導對我說,要多寫記敘文,少寫議論文。想想讀者喜歡看什么?案例和故事,不一定非要長篇大論,一兩行一個的小案例,可以讓文章變得豐富起來。

四是建議和措施具體可行。前面說過,反映矛盾和問題已經夠讓領導添堵了,在文章的末尾一定要舉一些建議。但是我們往往對這部分不加重視,寫一些套話湊字數,說了等于沒說。

個人觀點,應當舉一些具體可行的建議,哪怕再小再細微,但在現有條件下能夠迅速推動的,都是好建議。換句話說,不積跬步無以至千里,許多問題都是一點一滴積累起來的,也需要一點一滴去化解。天天研究屠龍之術,只能是紙上談兵。

還有一種特別的文章,領導的講話稿。對于講話稿其實只有一個要求:為哪個領導擬稿,就要像哪個領導。

同事常說,最大的失敗就是,領導開會或出席活動時,辛辛苦苦準備的稿子被甩在一邊,自己脫稿講。

其實,有的領導確實喜歡即興發揮,現在領導的水平越來越高,照本宣科的也越來越少。我們不求領導能夠每次使用我們的稿子,如果能給他提供一種思路、一份參考,體現在他即興發揮的時候偶爾能用到稿子里的內容,這就說明領導認真地讀過稿子了,這也是一種成功。

如何能夠寫得像領導的風格呢?首先要切實領會領導的意圖,大方向上絕對不能南轅北轍。如果不是很清楚,就要多做一些資料搜集工作,找找領導以前的講話或文章,做一個大體判斷。

其次要研究領導的說話特點。講話不同于正式文章,可以寫得稍微口語化一些。盡量用短句,那種一句話兩三行的句子還是不要出現為好。避免過分修飾,有的語句配有各種定語狀語補語,還帶著濃濃的翻譯腔,這種一定要杜絕。

最后要研究受眾的特點。領導講話的對象是誰?是本單位同事、外單位人士、媒體記者、普通群眾、專家學者?對不同的群體,要有不同的說話方式,介紹背景和使用專業術語也有所不同,這里就不再贅述了。

一些不可忽視的細節

細節見魔鬼。有些看似小事的細節,可能會對我們辛苦寫出來的文產生重大影響,不得不防。

杜絕錯別字。舉個不恰當的例子,錯別字就好比一鍋湯里的老鼠屎,讓人特別倒胃口。如何盡量避免錯別字呢?在校對時最好念出聲,一字一字念出來,和單純用眼睛瀏覽,仔細程度是不一樣的。

此外可以和同事互相校對。還有就是成稿之后放一放、緩一緩,過一小段時間再回頭校對,或許會發現新的問題。

嚴格遵循公文格式。之前關于公文格式,有一套國標的《黨政機關公文格式標準》。但在具體操作中,各地各部門多少會有一些字體字號行間距上的獨特要求,甚至有的單位以自己獨特的文件格式形成特色,也成為了風格的一部分。

正所謂“入鄉隨俗”,平時一定要嚴格遵守,寫完之后對照以前文件的電子版刷一遍格式。否則公文寫得再好,領導看過一眼就失去了耐心,豈不是事倍功半?

日積月累,建立素材庫。高中三年,我的作文成績一直很好,高考也拿到了接近滿分的成績。對我幫助最大的一個習慣大概要數素材庫。那會一旦看到好的例子、優美的語句,一定要剪下來或者抄下來,整理到一起。如今這一習慣在工作中也大有裨益。

最后,推薦兩本書?!对鯓訉懳恼隆肥珍浟私F代名家關于寫文章的論述幾十篇,作者王夢奎先生在國辦工作多年,具有豐富的實踐經驗,這本書值得反復品讀。

此外,麥肯錫資深員工撰寫的《金字塔原理》,從寫作構思和搭建邏輯體系的過程入手,提供了循序漸進的訓練步驟,在此也一并推薦。

一名辦公室年輕老兵的工作感悟(3):日常工作篇

我們評價一個人的職場表現,無非是態度和能力兩個方面。經常聽前輩說,工作中因為能力不夠犯的錯誤,領導一般可以容忍,如果讓人覺得是態度問題,基本上就無可救藥了。

今天,我想聊一聊辦公室里,日常工作方面的一些體會。三個方面,其實歸結起來都是我們給別人展現怎樣一種態度。良好的態度能幫助我們盡快提升能力,適應職場要求。

端正態度,讓自己被“幾家抬”

馬克思有句名言,“人是社會關系的總和?!痹诼殘鲋?,如何經營自己的社會關系顯得尤其重要。想要提升自己、實現自我價值,光想著獨善其身,甚至恃才傲物是不行的。最近政策文件中總出現“幾家抬”這個詞,其實個人的工作也一樣,如何做得好做得巧,讓別人心甘情愿幫助你,或者能夠互惠互利,讓別人有條件地支持你,是工作中非常重要的一環。

在這里,我們要努力避免成為以下三種人:

1、恃才傲物之人。有的人,能力一流,業務出眾,往往覺得周圍的人都是蠢貨,脾氣不知不覺中往往變大了,殊不知這是在給自己挖坑。

我曾經遇見過一位大筆桿子。有多大呢?其文字經常成為政府工作報告的一部分。但是這位仁兄一畢業就進入機關的核心部門,十幾年來換了幾個處室,沒有過基層經歷。這樣的履歷不知道是幸運還是不幸,他沒有經歷過基層部門不同利益主體博弈的過程,不知道做成一件事需要花費多大的氣力。

多年來,高高在上久了,要什么材料、找什么人、協調什么事情,一個電話過去就能辦成。這樣的經歷使得他脾氣不是一般的大,訓斥手下弟兄毫不留情,有不少人剛與他共事時都要經歷半年的心理建設期。連領導們都知道他的脾氣,評價時總會說XX業務能力極強,就是脾氣不太好?!?/span>

后來,有個為一把手當秘書的機會,組織部門推薦過去,沒想到一把手也知道此公的群眾基礎不太好,最終遺憾落選。

2、時常算計之人。有的仁兄閑來無事,就愛研究人事八卦,不光如此,張家長李家短,桃色緋聞、領導愛好、同事秘聞,無一不知,簡直是民間組織部長?;畛蛇@個樣子,基本上想干大事業也不用指望了。人人都有好奇心,但沒事總愛琢磨別人,就會讓人覺得此人心眼甚多,不得不防。

有的人不琢磨別人,就去琢磨規章制度的空子,以求為自己謀得最大的利益。單位規定名下有房不能再分房?那就和老婆離婚,房產劃到老婆名下。買車總搖不上號?把父母戶口遷過來,以他們名義搖。甚至有的人幫家屬蹭單位免費體檢,中午吃飯多拿兩個水果,從大到小,事無巨細地占便宜。這樣的人,誰能信得過呢?

3、慵懶怠政之人。追求安逸是人的本性?!段业膱F長我的團》這部劇在我心中是國產前三,里面有句非常經典的話:“想要安逸想瘋了,寧可死也要安逸?!?/span>

為了安逸,舍不得自己的舒適圈,不愿意改造周圍不合理的環境。天長日久,自己也就活得了無生氣,甚至自己都沒有察覺,但在領導同事眼里,就變成了毫無進取心的平庸之輩。

每天早來10分鐘整理辦公桌,主動掃地打水,午休時候聽聽英語,這些點滴小事,不僅為了提高工作效率,更是向外界傳達一個信號:這是一個上進的人。

把握原則:大事不糊涂,小事不清楚

這句話是我讀過的非常有水平的一句總結。大事不糊涂非常好理解,但為什么小事要不清楚呢?

古人說過,“水至清則無魚,人至察則無徒”?;畹锰^真,往往就會陷入被動和寡助的境地。因此,在小事上裝糊涂,自己活得輕松一些,周圍的人也會輕松一些。具體來說,小事裝糊涂體現在以下幾個方面:

1、職場上的許多事,要聽而不聽、少答多聽,要邊干活邊聽,要邊打圓場邊聽。

舉個例子,一個處室從處長到科員共用一個辦公室。吃完午飯回來,你發現處長和別的處長在屋里小聲說著什么。這時應該怎么辦?

走進去坐定開始午休?等于給別的處長下逐客令。

轉身就走?對方已經看到了你,這么突兀會非常尷尬。

比較好的解決辦法是,走進去打個招呼喝口水,假裝接個電話或者拿件東西再走。從結果上,達到了回避的目的,從效果上讓自己和對方都不失尷尬。

2、對于許多事情,不拒聽、不記錄、不追問、不肯定也不否定,一聽一過就好。

當領導確實不容易,特別是公共場合的表情管理。比如一個公開會議上,下屬匯報時你頻頻點頭,或者應上幾句“對,是”,可能只是無心的應和,別人看來可能就是一種表態。

對于我們普通員工,在和別人聊天、打電話時,特別是涉及工作時,也盡量不要習慣性地附和,否則一旦被別人誤認為是一種表態,這種表態又恰好不是你心里的真實想法,以后解釋起來就會比較尷尬。

3、工作中查找相關責任方時,盡量做到不解釋、不挑明、不匯報。

這一點是比較難做到的。宰相肚里能撐船,為什么?還不是委屈撐大的。上頭的板子拍下來,可能自己受了委屈和誤解,但一定不能當場聲辯,公開頂撞老板,有理也變成了沒理。如果不是原則問題,或是影響自己前途命運的大問題,有時候替人背鍋也就背了,或許你能因此結交下一個死黨。

對待工作:有準備、拼手速、找亮點

用經濟學術語講,工作是在時間和空間約束條件下,追求效用最大化的過程。如何能把工作做好,或者至少不要做得太差,這里有三條原則:

1、有準備。既要有長期準備,也要有短期準備。

從長期來說,我換過幾次工作,每到一個新環境,都會在閑暇之余找出本單位以前的文件資料、領導的講話稿等材料看看,這是一項長期的工作,可以幫助我在最短時間內了解部門的情況,做到手里有糧,心中不慌。

從短期來說,比如馬上要開一個短會,即使只有10分鐘時間,也應該做好被叫到即興發言的準備。打個腹稿,或者用手機搜索關鍵字找點資料,這種準備大部分時間派不上用場,但只要被叫到,絕對可以臨危不亂。

換個角度想,即便沒有被叫到,自己提前做了功課,可以在心里把自己的思路與領導的布置做個對比,看看自己差在哪里,慢慢的就有了提高。

2、拼手速。辦公室工作千頭萬緒,但最講求速度。接到任務時,“馬上就辦”是最好的方式。即使是一項大任務,一時半會兒不能完成,也要抓緊開始行動起來。

有的領導講究“案無積卷,事不過夜”;有的領導給自己定下規矩,沒接到的短信和電話必須當日回復。這些都是非常好的工作習慣。

如何提高速度?有許多項目管理和方法值得參考,比如每天列清單,按著緊急和重要程度劃象限排序;比如按照項目進度做甘特圖;又比如把任務分解,其中一些不重要的部分適當外包。這些就不再贅述了。

3、找亮點。同樣是完成一項工作,我們完成下來和其他人有什么不同?有什么特色?有什么亮點?

工作初期,按照套路來模仿是最省時省力的,但一項工作做久了,一定要形成自己獨特的風格,只有這樣才能在茫茫人海中脫穎而出。

我們單位有個部門,提交的報告有個最大的特點,就是數據可視化做得非常棒。本來平平無奇的圖表,能夠用鮮亮且搭配適當的顏色加以區分,或是做出氣泡圖、地域差異圖等,也因此每每被上級領導重用。這個部門擅長用各種軟件做圖的同事,很快也就成了單位“扛把子”,連領導外出講課開會使用的PPT也經常找這位小哥制作。

還有一位同事,極其擅長做表,人送外號“表哥”。不要以為這是一項毫無技術含量的工作,它反映的是一個人的思維能力。一件事情的很多要素,主體、類別、項目、時序、絕對值、百分比,不一而足,這位表哥總能按著最清楚易懂、簡明扼要的思路整合到一張表中,省去了很多文字上的啰嗦。

歸根結底,找亮點,就是培養自己與眾不同的業務特質,就是讓自己成為差異化的人才。

一名辦公室年輕老兵的工作感悟(4):服務領導篇

我國的干部晉升制度,通俗來說是伯樂制。埋頭拉車也要抬頭問路,不然縱使滿腹經綸也有可能被埋沒。因此讓領導認識、理解并欣賞,并不是什么厚黑學,而是一門學問。

其實不光是在體制內,從國內幾家寡頭民營企業高管團隊,到大洋彼岸的特朗普班子,哪個不是用自己最得力、最信任的人呢?

所以,提升服務領導的水平,是為了讓我們的才華被認可,使我們自身能力與外界對我們的認知相匹配。

下面就來聊聊在辦公室里怎樣做好服務工作。

“眼力見”是核心競爭力,“鈍感力”也不能少

我們經常會聽到領導稱贊一個年輕人:“這小伙子不錯,機靈,有眼力見?!毖哿σ娛鞘裁茨??在我看來,是我們在工作中對周圍環境的敏感度和反應力。有敏感度,我們能第一時間感知領導的需求、同事的態度、乃至空氣中一絲絲只可意會不可言傳的氣氛變化;有反應力,我們能根據當時的情況,第一時間行動,既快人一步,又妥帖得當。

沒有眼力見的典型表現,已經被總結成經典順口溜:領導夾菜你轉桌,領導講話你嘮嗑……后面還有好幾句,大家可以自行搜索。有眼力見是怎樣的呢?舉個最簡單的例子,我們都經歷過找領導簽字,去之前手里抓上一支筆,領導的筆沒在手邊時馬上遞過去;領導簽完名字,準備寫日期的時候,不失時機地說出今天是幾月幾日,這就是有眼力見的表現。

應當注意的是眼力見絕對不是溜須拍馬、阿諛奉承,這是一種共情和換位思考的能力。不僅對領導,對待同事、對待家人如果都有這樣的眼力見,人際關系絕不會差。

怎樣才能提高自己的眼力見?總結起來一句話:用對待戀人般的溫暖對待領導。想想身處在熱戀中的我們,是不是服務意識特別強,眼疾手快,所有的話都不會掉在地上?把自己的姿態放低,眼力見自然就會見長。

但是,一個人也不能對周遭的環境太過敏感。否則臉皮很薄,禁不住批評也不行。很多時候,我們也需要一定的“鈍感力”,俗稱臉皮厚。

馮唐曾經說過,人最重要品質之一就是“不要臉”。領導有時候火氣沖天地罵人,其實并不是真的動怒,而是故作姿態,是一種表演。這個時候如果真的太往心里去,自然感覺受了天大的委屈,臉上多少掛不住。如果再壓不住火,當場頂嘴聲辯,那簡直是把自己往火坑里推。

所以,要適度地做到“皮糙肉厚”。領導和我們的經歷不同、知識背景不同、性格不同,可能會說出我們無法接受的話,這個時候一定要安慰自己,有些難聽的話一聽一過就得了,千萬不能往心里去。

換個角度想,領導愿意罵我其實是給我機會,說明把我當自己人,說明還可以搶救一下。君不見辦公室最不受領導待見的方式,就是把你晾在一邊,不溝通、不批評、不派活。很久不被領導批評,自己可以反思一下,是不是不知不覺已經淪為了邊緣人。

正確領會領導的意圖和指示

領導的風格千差萬別,有的深藏不露,有的坦白直接,有的平易隨和,也有的大開大闔。有句話說得好,領會意圖是辦公室人員最基本的職業道德,絕不能自以為是、自作主張。想要讓領導認可,就要用最短的時間適應并熟悉領導風格,試錯可以,但是時間千萬不要太長。

怎樣正確領會領導的意圖和指示?一個基本的前提是要對領導的想法比較熟悉,這需要長期深入的共事和了解。在一個人身邊久了,自然知道這個人的思路。如果時間太短,就需要大量的閱讀,把以前領導的講話、文章翻出來看一看,雖然可能很多都是套話,但多少能體會出字里行間的言外之意,由此做到心中有數。

開會是一個很好的途徑。對于會上領導布置的任務,就需要當場吃透,全面準確地領會意圖。具體來講,有以下幾個方面:

一是要善于把握領導工作的熱點,跟蹤追擊。比如很長一段時間里,領導的工作重心都在就業問題上,那么正好布置我們做一項高考的工作,在匯報和寫報告的最后,可以適當地往就業上面靠一靠。

二是要善于把握領導的思維方式,協調運作。比如領導是一位學者型官員,那么我們的文章就要篇學術一點,在文字中體現研究和分析的內容多一些;如果領導是干事的猛將,我們和文章和匯報就要直面問題、直指痛處,并且著力點在政策建議,分析的部分可以適當壓縮。

三是要善于把握領導思想的閃光點,加以深化。有人說,領導是經驗豐富的老兵,要把領導當成我們工作中的導師,帶著欣賞的眼光看待領導,發現領導的高招妙招,而不是躲著藏著,我們會進步很快。很多時候我們不理解領導的某些做法,只是因為站位不同、角度不同,掌握的信息量不對稱,或許我們處在領導的位置,大概率不會想出更好的解決方法。

四是要善于多角度捕捉領導意圖,綜合歸納。從領導的簽批文字中,從領導的調研目的地里,從領導和別人的閑聊中,都能發現一些有用的信息。最后,要把握領導個性特點,因人而異。

這里還有一招,不管是寫文還是辦事,或者匯報工作,要盡量做到“走一步、看三步”。

有一次要寫一篇某個月度經濟數據的分析報告,本來是一項常規工作,有成熟的套路,我按照要求很快完成了,經濟形勢不好,報告基本也都如實反映了。沒想到領導做了大幅修改,要求添加分項指標中的亮點。返工的過程由花費了好幾個小時。

后來反思一下,其實在寫的過程中,就應該做兩手準備。在經濟下行期,問題一大堆,困難一籮筐,領導當然知道這些問題,也能從各種渠道獲得這些信息。這時可能需要發現一些亮點,提振領導的信心,也讓自己的文章顯得與眾不同,不人云亦云。一個聰明的辦公室人員,一定會準備好一些正面的素材,一旦領導讓修改,馬上可以拿出來填進去。

此外,還需要練一練速記的本領。記錄領導的原話;記錄任務的要點;記錄容易忘記的點,比如時間地點人物專業術語等;記錄有疑問的點,便于事后及時向同事和相關人員確認求證。

如何落實領導的指示?這里有幾點建議:

首先,如果沒有頭緒、把握不大,就認真按原話落實。按部就班總是不會出錯的,但是也不會把工作干得漂亮。

在此基礎上,其次,要從領導之前的觀點和材料中發散,或者從參與和醞釀一件工作的過程中發散,再或者要從領導的個性中發散。某本書上有句話說得好,聰明的辦公室人,不在于他能被領導采納多少好點子,而在于他能給領導提出多少好點子。做好領導的參謀助手,就要為領導提供更全面的信息、更準確的數據、更寬廣的思路,就算領導沒有采納,也會對你的能力有所了解。

最后,有一個工作習慣很重要:筆本不離身。不管是大會小會,還是隨訪出行,一定要帶好筆記本,確保能夠隨時拿出來進行記錄。對于一些任務,沒聽清的話一定要及時追問,當場確認。做到上述這些,我們離一名合格的辦公室人的標準就相去不遠了。